COMUNICACIONES EMPRESARIALES

COMUNICACIONES EMPRESARIALES 


Memorando, Circular, Informe, Carta, E-mail 


Comunicación diplomática en la que se relacionan  hechos y razones para que se tengan en cuenta en una negociación 

1.Memorando. 
2. Circular. 
3.Informe. 
4.Carta. 
5.E-mail.



1. MEMORANDO:
  El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.

.2  CIRCULAR:

Esta palabra proviene del latín circulas que es el diminutivo  que significa círculo. Para la concepción de circular existen dos formas, la primera es aquella que se refiere al adjetivo formado por el sufijo  que asume la forma  dado que la raíz de la palabra ya existe una l y es al o ar que en español indica relación o pertenencia; que se podría decir que es en relación a círculo. El segundo por su parte es un verbo circulare con la terminación are que indica su infinitivo, mismo que significa andar en círculo.

.3 INFORME:

 concepto de Informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, a noticiar).

.4 CARTA:

el latín carta, una carta es un papel que porta un mensaje escrito y que, por lo general, suele introducirse dentro de un sobre para proteger su contenido. Las cartas son enviadas por un individuo a otro con la intención de transmitir un mensaje. Por ejemplo: 

.5 E-MAIL

Un email es un correo electrónico. La palabra email o e-mail, abreviatura de la expresión en inglés electronic mail, que en español puede traducirse como ‘correo electrónico’, data de 1980, según el Diccionario Oxford. Se pronuncia “imeil”. Su plural es emails o e-mails. En español, lo aconsejable es usar el término ‘correo electrónico’ o, en su defecto, ‘correo’.

Como tal, el correo electrónico es un sistema de correspondencia que permite el intercambio de mensajes entre usuarios que estén conectados a una red informática, pero ubicados en distintas computadoras.

Asimismo, también se emplea el término email para hacer referencia al servicio de correspondencia a través de Internet, aunque también es común emplear simplemente ‘correo’: “El email está presentando fallas en su funcionamiento”. Como tal, este servicio, ofrecido gratuitamente por algunas empresas del ramo, permite que las personas puedan enviar y recibir mensajes de texto y todo tipo de archivos digitales.

5.1 RECOMENDACIONES:

•   Expresarse en primera persona del singular.
•   Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.
•   Abusar del tiempo del destinatario.
•   Elaborar ideas obvias. 
•   Incluir algo que no venga al caso.
•   Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación.
•   Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas.
•   Usar y abusar de la construcción negativa.
•   Emplear rodeos y redundancias.
•   Acumular oraciones difusas.
•   Ser oscuro en las expresiones.
•   Herir sensibilidad del receptor.
•   Firmar antes de releer el escrito.

.5.2 CARACTERÍSTICA:

• Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación.
•   Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación.
•   Lista de asistentes.
•   Resumen ordenado de los debates realizados.
•   Visto bueno y firma del presidente.
•   Firma del secretario.

5.3 COMPONENTES: 

• Remitente: Muchas veces es el gran olvidado de los emails, pero es el que indica quién está realizando el envío. Procura que el nombre y la dirección de correo asociada sean significativos y dejen claro quien realiza el envío.

• Asunto: Junto con el remitente, el asunto resulta determinante para convencer al público de que merece la pena leer nuestro correo. Que nuestro email sea leído o vaya directamente a la papelera depende, en buena medida, del asunto del mensaje. No podemos olvidar que nuestro mail está luchando por captar la atención del usuario y compite con decenas de correos. Hay que elegir el texto con cuidado. Debe ser corto, atractivo, significativo… Y evitar el filtro anti-spam de los clientes de correo. Para ello, conviene tener cuidado con algunas palabras, como “gratis“, utilizadas por numerosos spammers al enviar los correos publicitarios no solicitados (spam).

• El contenido: Si hemos conseguido que nuestro mail se lea, conviene no defraudar al lector. Para diseñar un mail atractivo, hay que tener en cuenta:                                     - Las reglas anti-spam. No conviene abusar de los enlaces ni de las imágenes. Tiene que existir una correcta relación entre texto e imagen.                                                   -Las limitaciones de diseño que tiene un email. El mail debe verse correctamente en cualquier cliente de correo: Yahoo Mail, Gmail, Hotmail, Outlook, Thunderbird… También es conveniente incluir siempre una versión del email sólo en texto.